川村渇真の「知性の泉」

検討内容の全体像を見渡せる俯瞰表


隣り合った工程の関連は内容把握一覧表に含める

 複数の工程に分けて検討を進める方法では、工程間の整合性を確保することが重要となる。そのためは、整合性が検査できるような情報を明らかにし、各工程の作成物として残さなければならない。こうしておくと、整合性が保てているかどうか、検討者自身もレビュー担当者も検査しやすい。
 検討の工程が複雑でない場合は、別工程との関連情報を内容把握一覧表に入れる。ただし、関係している両方ともに情報を記述すると、変更が発生したときに2つを直さなければならない。これは余計な手間なので、関係の記述は1つだけに限る。検討作業は工程の流れに従って進めるので、後側の工程を実施するときに関係を考えるはずだ。そのため、後側の工程の内容把握一覧表に、関連を示す項目を入れた方がよい。この方式なら、前側の工程で作成した内容把握一覧表を修正する必要もない。
 関連を示す具体的な項目としては、まず前工程の関連する事柄が挙げられる。どの事柄と関係しているのか明らかにするために、前工程の事柄IDや略称で記述する。関係が1対1とは限らないので、複数の事柄IDや略称を書く場合もある。
 離れた工程との関係も示す必要があるなら、それも別な項目として内容把握一覧表に追加する。前工程の関連事柄と混同しないように、該当する工程の名前を明示した見出しを付ける。この項目でも、事柄IDや略称を用いて記述する。
 どのような関連があるのかまで残しておきたいときは、関連する事柄の次に、関連種類といった項目を追加すればよい。内容が伝わる範囲内の短い言葉で、関連の種類を明記する。
 前工程の関連事柄に重要度が付いていれば、それを考慮しながら現工程の重要度を決める。たとえば、前工程が問題点の洗い出しで、現工程が原因の究明だとする。原因の重要度は、関連する問題点の重要度を考慮して決定するはずだ。その際、重要度の計算が複雑だったり、事柄数が多い場合は、参照する回数が増えて大変になる。面倒なので、前工程の重要度の項目を現工程に付けてしまう手もある。情報を二重に記述するのはイヤだが、参照でミスするよりはよい。
 他にも、関連を示すのに必要だと思う項目があれば、自由に追加して構わない。

課題が難しい場合は、全体を俯瞰できる表を作って整理する

 課題がかなり難しい場合は、途中の工程も多くなるし、作成する内容把握一覧表の数が増える。それらをまとめてみるのは大変で、検討内容の全体像が把握しにくくなる。
 こうした欠点を解消するには、検討内容の全体像を1枚の資料で俯瞰できる表「全体俯瞰表」を別に作るのが一番だ。各工程での内容把握一覧表を要約し、1つに集めた表として作成する。目的は、あくまで全体像を俯瞰すること。細かな検討が必要なときは、個々の内容把握一覧表を用いる。
 全体俯瞰表は、まったく新しく作るわけではない。既に作成した内容把握一覧表の要点だけを集めて、1つにまとめたものとする。全体を俯瞰するのが目的なので、全工程の表は含めない。要所となる工程を選び、その一覧表だけから全体俯瞰表を作成する。
 どの工程でも、内容把握一覧表は情報量が多い。主要な工程だけ選んだとしても量が多すぎるので、本当に重要な情報だけに絞る(必要なら内容把握一覧表を見ればよいので)。横軸の項目は、事柄略称、重要度、前工程との関連ぐらいに限定する。縦軸の事柄も、重要度の値が大きいものだけ選ぶ。このような考え方で作ると、全体俯瞰表は次のような形になる(これは問題解決での例)。

工程:問題点工程:原因 工程:対処方法工程:対処組合せ
事柄重要度事柄重要度関連 事柄重要度関連事柄効果関連
問題点1値11原因1値21問題点2 対処1値31原因1 組合せ1値41対処1,3,7
問題点2値12原因2値22問題点4,5 対処2値32原因1 組合せ2値42対処1,3,6,9
問題点3値13原因3値23問題点6,8 対処3値33原因2,3 組合せ3値43対処2,3,7,8
問題点4値14原因4値24問題点1,3 対処4値34原因3 組合せ4値44対処2,4,5,7,8
問題点5値15原因5値25問題点7 対処5値35原因1,4 組合せ5値45対処1,3,6,7.9
問題点6値16原因6値26問題点3 対処6値36原因4 
問題点7値17  対処7値37原因5 
問題点8値18  対処8値38原因6 
   対処9値39原因6 

 見て分かるように、内容把握一覧表の主要項目版を横に連結しただけである。この中で、関連の項目値だけは、そのままコピーできないこともある。途中の工程を飛ばして全体俯瞰表を作るためだ。その際には、各工程の一覧表を見ながら、適切な値を記入する。ただし、主な事柄しか含んでないため、関連が付けられない事柄も出てくる。その場合は、表内では該当なしを意味する記号など(意味が通じれば何でも構わない)を入れておく。
 この例では、本当に最小限の項目しか含んでいない。実際には、事柄の内容や特徴が少しは分かるように、もう少しだけ項目を追加した方がよい。加える項目は、各工程の内容把握一覧表の横軸から選ぶ。
 こうした全体俯瞰表だが、作成時期が必ず検討の最後というわけではない。検討内容が適切かどうかを確かめるのが目的なので、不安があるなら少しでも早目に作って確認した方がよい。一番最初から用意する必要はないが、検討が大変な場合は、検討の中頃から作り始めて、どんどんと更新していく。検討の間違いを早く見付けるほど、やり直しの手間が減らせるからだ。

検討内容を検査するための表も別に作る

 全体俯瞰表は、検討の流れの中で重要な事柄を、全体として把握するのに役立つ。しかし、検討の流れと一緒なので、別な視点での検査にはならない。追加という形で、別な形式の表も作ると、内容の検査がより確実になる。どんな表を作成するかは、検査の考え方しだいで異なる。
 比較的広く使えるのは、「工程逆順整理表」だ。これは、最終工程の作成物を出発点にして、前側の工程へと逆順に追っていく。出発点となるのは、評価するだけの工程などを除いた最終工程の作成物で、それから1つずつ関連する事柄を追っていく。すべての工程を含める必要はないので、全体俯瞰表に入れた工程と事柄だけに限定する。
 工程間の関連は1対1ではないので、関連する事柄はだんだんと増える。最初は数個の事柄だったとしても、4工程ぐらい進むだけで数十個の事柄にふくらむ。同じ列の中には、重複する事柄も出てくるが、省略せずに記述する。そうすると、工程逆順整理表は次のような形になる(これも問題解決での例)。

工程:対処組合せ工程:対処方法 工程:原因工程:問題点 検査用
事柄効果関連組合せ重要度 関連原因重要度関連問題点重要度 問題点抜け総評価
組合せ1値41 対処1値31原因1値21問題点2値12 問題点1,3値91
対処3値33 原因2値22問題点4,5値14,値15
原因3値23問題点6,8値16,値18
対処7値37原因5値25 問題点7値17
組合せ2値42対処1値31 原因1値21問題点2値12 問題点7値92
対処3値33 原因2値22問題点4,5値14,値15
原因3値23問題点6,8値16,値18
対処6値36原因4値24 問題点1,3値11,値13
対処9値39原因6値26 問題点3値13
(以下は省略)

 このような形で整理すると、最終工程の主要な事柄の中には、最初の工程で洗い出した事柄が含んでないものも発見できる。全部の事柄に対処できることの方が少ないので、含んでない事柄があること自体は問題ではない。重要な事柄が漏れている場合が問題なので、そうなってないかを中心に検査する。発見を手助けするために、漏れている事柄を表の右端に明記しておく。このような目的で付けるのが、表の終わりである右端の検査用項目だ。
 この表を見ながら、事柄ごとの効果を計算し直しても構わない。その結果も表の右端に追加する。ここで新しく追加した項目は、各工程の内容把握一覧表には含まれていないので、そちらに追加しても構わない。もちろん、該当するのは最終工程の一覧表である。
 工程逆順整理表は、検討が適切なのかを別な視点で整理して見せてくれるものの、すべての要素を別な角度から見るのではなく、工程間の関連を別な角度から見るのが主な目的だ。検討の質を向上させるために、関連は重要な要素なので、こうした整理表はかなり役に立つ。もっと異なる視点で整理したいなら、違う形式の表を作らなければならない。

どちらの表も自分なりに改良して用いる

 検討内容を俯瞰するための道具として、2つの表を紹介した。どちらも、課題が複雑な場合ほど、有効な道具として役立ってくれるはずだ。
 ここでは、道具の基本的な役割を説明するのが目的なので、内容をかなり単純化してある。実際の検討では、必要に応じて項目を追加しなければならない。たとえば、対処方法の一部に副作用があるなら、それも加えるべき項目になる。大切なのは検討の質を上げることなので、それに役立つ項目なら、ほどほどの個数という範囲内で追加すべきだ。他の項目の追加でも、項目の並び順でも、より適切に検討できると思ったら、どんどんと改良して構わない。
 項目を追加して表が見づらくなるときは、真ん中あたりで2つに分断してから、縦に並べて作るとよい。分断する箇所を工程の区切りにすれば、見やすさはあまり低下しない。
 紹介した2つ表は、検討する内容に関係なく、検討内容の把握や検査で広く使えるものを選んだ。特定の検討課題に最適な表なら、これら以外にもいろいろと考えられる。検討課題に適した表が作れないか自分なりに考えてみる行為は、検討内容の理解につながるので、暇なときにでも試してみるとよいだろう。

(2001年1月22日)


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